Ventajas de un software ERP a medida para tu empresa 

Representación de la experiencia del usuario y diseño de la interfaz

Elegir un software que se ajuste perfectamente a las necesidades específicas de una empresa es fundamental para optimizar la eficiencia operativa. Una de las principales ventajas de un software a medida es que ofrece una solución personalizada, en contraste con el software estándar, que a menudo resulta genérico y limitado.

Esta adaptabilidad específica es lo que realmente marca la diferencia en el rendimiento general dentro de una empresa. Por eso, adoptar un software a medida, como un ERP, ofrece ventajas frente a uno estándar. En este post, explorarás esas ventajas, aprenderás qué define a cada tipo de software y descubrirás cómo se integran en las operaciones empresariales.

Qué es un software a medida

Un software a medida es una solución tecnológica diseñada para cumplir con los requisitos técnicos y funcionales exactos de un cliente y lograr objetivos particulares mediante un lenguaje de programación específico.

Por ejemplo, en el sector bancario, un software a medida puede ser diseñado para gestionar las operaciones contables diarias como el cierre y mantenimiento de cuentas de clientes, hasta aspectos más complejos como la administración de créditos, servicios al cliente, y cumplimiento normativo. 

Conoce otras soluciones contables y ERP, y cómo ayudan a las empresas.

Qué es un software estándar

El software estándar es una solución genérica diseñada para satisfacer una amplia gama de necesidades. Aunque es útil para funciones básicas, a menudo falla en adaptarse completamente a las necesidades específicas de una empresa, como evaluar y manejar riesgos financieros o el rendimiento de los trabajadores. 

Este tipo de software limita la personalización y no permite añadir nuevas funcionalidades que no están pre-programadas, lo que puede resultar en que algunas características sean innecesarias para las operaciones específicas de la empresa. Esta falta de adaptabilidad puede restringir la expansión y eficiencia de las operaciones empresariales.

Una persona analizando datos en una laptop con gráficos y tablas en un entorno de trabajo colaborativo

Qué es un ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un tipo de software utilizado para gestionar y automatizar procesos en las empresas. Este sistema es crucial para administrar actividades como planificar, presupuestar, predecir y reportar los resultados de distintos departamentos u operaciones, proporcionando una visión integral y coherente del rendimiento empresarial.

Debido a que ofrece centralización de datos y automatización de procesos o tareas, de acuerdo a datos de Blue Link, se espera que 1.4 millones de empresas invierta en un ERP en 2024; sin embargo, en el mercado pueden encontrarse dos tipos diferentes de software ERP: 

1. Software ERP a medida

Un ERP a medida es una solución específica creada para una empresa que implica el desarrollo de todo el sistema de gestión empresarial desde cero. Esta personalización permite que el ERP cubra integralmente todas las necesidades particulares de la organización y tiene algunas características como:

  • Se adapta a los procesos específicos de la empresa.
  • No tiene costos de licencias, ya que no se paga al fabricante.
  • Potencia la diferenciación respecto a competidores.

2. Software ERP estándar

Un ERP estándar es un paquete de software creado por fabricantes especializados en el sector. Este conjunto se compone de aplicaciones y programas ya diseñados, organizados en módulos, que las empresas pueden adaptar y moldear según algunas de sus necesidades. Las características que ofrece este sistema son: 

  • Es de rápida implementación y presenta costes previsibles.
  • Requiere acceso a actualizaciones automáticas y soporte continuo.
  • Se integra con las normativas legales de forma automatizada. 

Puedes leer más sobre las ventajas y desventajas de un ERP para empresas.

Ventajas de un software ERP a medida 

Un ERP a media ofrece numerosas ventajas que pueden transformar radicalmente la eficacia y eficiencia de una empresa, optimizando los procesos de gestión y mejorando la interacción entre distintas áreas de la empresa, lo que resulta en una gestión más integrada y fluida. Las principales ventajas de este modelo incluyen:

1. Mejora la toma de decisiones

La personalización del ERP permite una centralización y mejora en la calidad de la información, disponible en tiempo real. Esto agiliza los procesos de análisis de datos y toma de decisiones, permitiendo a la organización responder más rápidamente a los cambios del mercado y necesidades internas.

Por ejemplo, si una empresa de fabricación necesita decidir rápidamente si puede aceptar un gran pedido de un cliente, con un ERP personalizado, los gerentes pueden acceder instantáneamente a información actualizada sobre inventarios, capacidad de producción actual, y el estado financiero de la empresa, pudiendo evaluar si pueden cumplir con el pedido o no.

2. Reduce los costos operativos

Un ERP a medida reduce los costos operativos al eliminar la necesidad de ajustes continuos y costosos, ya que estos sistemas están diseñados específicamente para cubrir las operaciones únicas de una empresa, asegurando que todos los procesos estén optimizados desde el inicio. 

De acuerdo con un reporte de Corposuite, después de la implementación de un ERP, el 40% de las empresas experimentó una reducción en los costos de TI, el 38% reportó disminuciones en los niveles de inventario y el 35% observó una reducción en el tiempo de ciclo.

3. Ofrece seguridad, modularidad y escalabilidad

Un ERP personalizado asegura que el acceso a la información sea protegido y restringido según el usuario, facilitando tareas de mantenimiento y backup. Además, su estructura modular permite añadir funcionalidades o módulos según sean necesarios, asegurando que el sistema escale junto con la empresa sin suponer un freno a su desarrollo.

Por ejemplo, en un centro clínico, un ERP personalizado asegura la privacidad de los registros de pacientes, permitiendo acceso solo al personal autorizado. Además, facilita la adición de funciones como gestión de citas y facturación, adaptándose a las necesidades y escalando sin problemas a medida que la clínica expande sus servicios. 

4. Innovación tecnológica y adaptación a las necesidades

Los ERP personalizados pueden integrar las últimas innovaciones tecnológicas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y servicios en la nube, lo que mejora la operatividad del negocio y ofrece nuevas funcionalidades. 

Por ejemplo, un ERP en la nube mejora la eficiencia operativa, ya que permite el acceso a toda la información y datos sobre flujos de trabajo desde cualquier dispositivo. Por otro lado, un ERP con tecnología AI/ML puede automatizar procesos en almacenes, predecir interrupciones y generar reportes y pronósticos de demandas de productos basadas en patrones. 

Persona analizando gráficos financieros en una laptop y sosteniendo un informe impreso en una oficina

Optimiza tus procesos empresariales con un software a medida

Un ERP personalizado ofrece múltiples ventajas frente a un software estándar, al adaptarse específicamente a las necesidades únicas y cambiantes de cada empresa. Esta personalización mejora la eficiencia y precisión de los procesos empresariales y potencia la toma de decisiones al proporcionar datos relevantes y actualizados en tiempo real.

En Gurusis, te ofrecemos un software ERP a la medida que se adapta y evoluciona con tu empresa, evitando problemas administrativos y operativos. Integramos nuestro ERP con diversas plataformas para asegurar un funcionamiento cohesivo y optimizado, crucial para sectores como distribución y servicios.

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Persona trabajando en una laptop con gráficos y elementos tecnológicos holográficos superpuestos

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Preguntas frecuentes (FAQ) sobre las ventajas de un software a medida 

¿Cuáles son las principales ventajas de un software ERP personalizado?

Las principales ventajas de un software ERP personalizado son: 

  • Mejora la toma de decisiones: centraliza información en tiempo real, optimizando la toma de decisiones.
  • Elimina la necesidad de ajustes continuos y costosos: se adapta desde el inicio, reduciendo costos de ajustes posteriores.
  • Seguridad, modularidad y escalabilidad: protege datos, añade funciones y crece con la empresa.
  • Innovación tecnológica y adaptación a las necesidades: integra tecnologías avanzadas y se adapta a requerimientos específicos.

¿Cómo puede un ERP personalizado mejorar la eficiencia operativa de una empresa?

Un ERP personalizado puede mejorar la eficiencia operativa de una empresa de las siguientes maneras:

  • Automatizando los procesos: reduce las tareas manuales y repetitivas como generación de facturas y proceso de pagos, permitiendo que los empleados se enfoquen en actividades más estratégicas.
  • Mejorando el flujo de trabajo: un ERP adapta los procesos a las necesidades específicas de la empresa, mejorando la productividad.
  • Actualizando la información en tiempo real: proporciona datos precisos y actualizados como el inventario o las fases de los procesos, facilitando la toma de decisiones informadas y rápidas.

¿Qué tipo de soporte se puede esperar de un ERP personalizado?

Implementar un ERP personalizado implica un soporte continuo para asegurar su correcto funcionamiento y adaptación a las necesidades de la empresa. Estos son algunos de los soportes que puede esperar de un ERP: 

  • Soporte de datos: garantiza la integridad y calidad de los datos, implementando políticas de gestión, monitoreo, respaldo y seguridad de la información almacenada
  • Soporte funcional: capacitación y orientación en el uso de las funcionalidades del ERP, ayudando a los usuarios a maximizar el aprovechamiento del sistema y optimizar procesos.
  • Soporte técnico: asistencia en la instalación, configuración, actualización y resolución de problemas técnicos del ERP, garantizando su correcto funcionamiento y minimizando interrupciones.
  • Soporte de usuarios: asistencia directa a los usuarios del ERP, resolviendo dudas, problemas y proporcionando materiales de apoyo como guías y tutoriales.

¿Un ERP personalizado se adapta a empresas de cualquier tamaño?

Un ERP personalizado sí se adapta a empresas de cualquier tamaño, ya que este tipo de ERP es desarrollado específicamente para satisfacer las necesidades únicas de cada empresa, independientemente de su tamaño, por lo que las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de la flexibilidad y adaptabilidad de un ERP a medida. 

¿Qué tener en cuenta al elegir entre un ERP personalizado y uno estándar?

Al momento de adoptar un software ERP personalizado o estándar, es importante tener en cuenta algunas consideraciones como:

  • Tiempo de implementación: un ERP estándar generalmente tiene un tiempo de implementación más corto en comparación con uno personalizado.
  • Necesidades específicas: evalúa si tus procesos empresariales requieren funcionalidades únicas que un ERP estándar no puede proporcionar sin personalización adicional.
  • Escalabilidad: determina si necesitas un sistema que pueda crecer y adaptarse fácilmente a medida que tu empresa evoluciona.
  • Presupuesto: considera el costo inicial y a largo plazo. Un ERP personalizado puede ser más caro al inicio, pero puede ahorrar costos operativos a largo plazo.

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