Soluciones contables y ERP: qué son y cómo ayudan a las empresas

Calculadora, una hoja con gráficas, una pluma y un clip

El desarrollo de tecnología especializada en gestión empresarial ha permitido a todos los departamentos de una empresa, especialmente al financiero y contable, ahorrar tiempo y costos. Un ejemplo de esta tecnología son las soluciones contables, que automatizan las operaciones financieras, evitando la posibilidad de grandes pérdidas financieras.

Muchas soluciones contables ahora se integran en sistemas ERP como módulos avanzados, combinando diversas funciones empresariales que facilitan la contabilidad, planificación e inversión. En este post, conocerás cómo estas soluciones mejoran el desempeño de tu empresa y ejemplos de empresas que las implementaron exitosamente. 

Qué son las soluciones contables

Las soluciones contables son programas o software diseñados para gestionar y automatizar las operaciones financieras de una empresa. Estos sistemas procesan y registran transacciones como ventas, compras, pagos y recibos, con el objetivo de mantener actualizados los libros contables y los estados financieros. 

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[Dos personas revisando los datos e información contable de su empresa]

Qué beneficios tienen las soluciones contables para tu empresa

A medida que las empresas crecen, también aumenta la complejidad de sus procesos, especialmente en áreas sensibles como las finanzas, que requieren una atención meticulosa. Por eso, adoptar soluciones contables puede beneficiar a tu empresa en múltiples niveles: 

1. Automatiza la gestión financiera

Un software contable o un módulo de finanzas en un ERP reduce la carga manual al automatizar procesos como el registro de transacciones y la elaboración de balances. Esto permite a tu equipo financiero enfocarse en actividades de mayor valor, como el análisis y la planificación estratégica.

2. Ofrece seguridad de datos empresariales

Actualmente, la seguridad cibernética es prioritaria para las empresas, y los software contables modernos incorporan medidas robustas de protección de datos, como el cifrado y la autenticación multifactor, para proteger la información sensible de la empresa, además de datos de clientes o proveedores.

3. Facilita el control de flujo de caja

Estos sistemas ofrecen herramientas para monitorear las entradas y salidas de efectivo en tiempo real. Esta visibilidad mejora la capacidad de la empresa para gestionar su liquidez, anticipando necesidades financieras y evitando posibles déficits que podrían impactar las operaciones.

4. Facilita la accesibilidad remota

La tecnología en la nube ha permitido que las soluciones contables sean accesibles desde cualquier lugar y dispositivo, ofreciendo flexibilidad para empresarios que necesitan gestionar sus negocios de forma remota. 

5. Permite la integración con otras plataformas

La capacidad de integrarse con otros sistemas empresariales, como un ERP, permite sincronizar datos entre departamentos como ventas, recursos humanos y gestión de inventarios, creando un flujo de información cohesivo y eficiente.

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Qué funciones tiene un ERP para las soluciones contables de tu empresa

Las funciones de un ERP, además de simplificar la gestión contable diaria, refuerzan la estrategia financiera general de la empresa, permitiendo un control más efectivo sobre los recursos. Estas son algunas de sus principales funciones en el área de finanzas:

1. Automatiza balances

Estos sistemas utilizan la información contable para generar balances de sumas y saldos, así como informes de flujo de efectivo. La automatización en la elaboración de estos documentos asegura que la información financiera esté siempre actualizada y disponible para análisis y reportes.

2. Mejora la gestión de obligaciones tributarias  

Los ERP están equipados para automatizar la preparación de declaraciones de impuestos, como el IVA, ISR y IEPS, utilizando los datos contables registrados. Esto garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales dentro de los plazos establecidos, evitando penalizaciones y facilitando auditorías.

3. Automatiza la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es la base para mantener la integridad de los estados financieros. Los sistemas ERP se integran directamente con los bancos para actualizar y conciliar automáticamente los saldos de las cuentas, reduciendo errores y ahorrando tiempo en procesos manuales.

4. Facilita la administración de tesorería

Un ERP facilita la gestión de cobros y pagos, optimizando el flujo de caja. Facilita el registro de todas las transacciones financieras, garantizando que tanto los ingresos como los gastos se anoten con precisión. Esta capacidad de administración ayuda a mantener la liquidez necesaria para el funcionamiento óptimo de la empresa.

Te puede interesar leer acerca de la estructura de los ERP, sus elementos clave y funcionamiento.

Una persona trabajando la contabilidad de la empresa

Por qué usar un ERP contable en tu empresa: 6 razones clave  

Implementar un ERP contable en tu empresa te ofrece una solución integral que transforma y simplifica tu gestión. Al centralizar toda la información contable en una sola plataforma, se facilita el acceso a datos precisos y actualizados en tiempo real.

Si aún existen dudas, estas son las seis razones clave por las que debes integrar un ERP contable en tu empresa:

  1. Reduce la entrada manual de datos: los ERP eliminan la necesidad de ingresar datos manualmente, una actividad susceptible a errores como duplicaciones al copiar información. Este cambio se traduce en un ahorro de tiempo y una reducción de los costos operativos.
  1. Centraliza la información financiera: el ERP consolida todas las operaciones contables en una sola plataforma, lo que facilita el manejo y acceso a información como documentos y facturas, mejorando así la eficiencia en la búsqueda, acceso y recuperación de datos.
  1. Mejora el manejo de la facturación: la capacidad del ERP para gestionar la facturación incluye el procesamiento y archivo automático de las facturas tanto emitidas como recibidas, incrementando la eficiencia y la precisión en este proceso.
  1. Facilita la visión integral del negocio: integrando información de diferentes departamentos, el ERP proporciona informes financieros detallados que reflejan fielmente el estado actual de la empresa, facilitando el análisis de datos y la toma de decisiones estratégicas.  
  1. Enfoque en áreas de mayor valor: la automatización de tareas repetitivas con un ERP permite que el personal se enfoque en actividades más analíticas y estratégicas, lo cual mejora la gestión dentro del departamento contable.
  1. Simplifica de procesos contables: estos sistemas gestionan automáticamente operaciones rutinarias como los cálculos y los registros, simplificando las tareas diarias del área contable.

Puedes leer aquí acerca de beneficios de un ERP para empresas de servicios y proyectos.

Empresas que han implementado con éxito ERP para sus soluciones contables

Adoptar un ERP que ofrezca soluciones contables a través de un módulo avanzado de finanzas o contabilidad ha permitido agilizar procesos operativos y administrativos en muchas empresas. Estos son tres ejemplos de empresas que lograron cambios positivos en sus procesos contables:

1. Cisneros Digital

Cisneros Digital, con su expansión en Latinoamérica, enfrentaba desafíos en la consolidación de estados financieros debido a la diversidad de sistemas contables en cada país, lo que complicaba cierres financieros oportunos.

¿Qué solución implementaron?

La empresa implementó un sistema ERP avanzado, complementado con una aplicación nativa específica para adaptarse a las regulaciones fiscales locales y gestionar la facturación electrónica en diversos países.

¿Qué resultados obtuvieron?

  • Agilizaron los procesos contables de Cisneros Digital.
  • Cumplieron con las exigencias fiscales en cada mercado, asegurando la conformidad con las normativas fiscales locales.
  • Hicieron más eficiente la gestión general de la empresa, asegurando el cumplimiento de la normativa en cada país.

2. Frecom S.R.L.

Frecom S.R.L. enfrentaba dificultades debido a la falta de integración y disponibilidad de información contable y de gestión, lo que obstaculizaba el análisis de resultados y la optimización de procesos.

¿Qué solución implementaron? 

Implementaron un ERP que les permitió unificar y centralizar sus datos en diversas áreas de operación, como producción, distribución y remanufactura de piezas para transporte de media y larga distancia. 

¿Qué resultados obtuvieron? 

  • Obtuvieron una visión integral de la empresa, mejorando la trazabilidad de los datos y el control general de las operaciones contables.
  • Mejoraron su eficiencia operativa al optimizar los procesos internos de producción, importación y distribución.
  • Facilitaron la toma de decisiones con la integración y mejora en la gestión de datos.

3. OEM Consulting

OEM Consulting desarrolló sus operaciones según las necesidades que surgían, utilizando Excel para los controles y facturando directamente en el SAT. Sin embargo, a medida que las operaciones crecieron, la integración manual de la información se volvió insostenible y se perdió el control sobre sus finanzas.

¿Qué solución implementaron? 

Invirtieron en un ERP que permitiera resolver estos problemas y facilitar el trabajo.

¿Qué resultados obtuvieron?

  • Gestionaron dos empresas de manera independiente en el mismo sistema, una de ellas con nómina. 
  • Administraron operaciones de manera mucho más rápida y eficaz.
  • Facilitaron el acceso a datos contables correctos para realizar las declaraciones.
Una persona tomando datos de los datos generados por el ERP de su empresa

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La gestión contable desempeña en la estructura operativa y estratégica de las empresas una función fundamental, y es un factor clave en la decisión de compra de un ERP. Por esta razón, el 89% de las empresas que buscan adquirirlo identifican la contabilidad como la función más importante de estos sistemas. 

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