ERP en Alquiler o Compra: ¿Cuál es Mejor para su Negocio?

ERP

¿Está pensando en incorporar un sistema ERP en su empresa? Sabemos que elegir entre alquilar o comprar este tipo de software no es tarea fácil. Esta decisión va más allá de las actividades diarias; es una apuesta a futuro sobre cómo se gestionará la tecnología en su negocio. Por eso, es clave analizar todas las opciones con atención.

La elección correcta de un sistema ERP es vital para el ROI de su empresa. Un dato clave lo respalda: un estudio de LinkedIn muestra que más del 53% de las empresas han logrado un retorno de inversión positivo después de implementar un ERP, evidenciando su impacto significativo.

En Gurusis, entendemos que decidir sobre un ERP es definir el futuro digital de su negocio. No solo asesoramos en la elección entre alquilar o comprar; como expertos en TI, ofrecemos soluciones que impulsan el crecimiento y la adaptación de su empresa en el mundo tecnológico actual.

En este post, le explicaremos las diferencias entre comprar y rentar un software ERP, brindándole la información clave para que pueda tomar la decisión más acertada para su negocio.

¿Qué es un ERP?

Un Software ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales, es un sistema integrado que gestiona y automatiza muchos de los procesos de negocio relacionados con las operaciones y la producción de una empresa, integrando áreas como producción, compras, logística, inventario y contabilidad.

Existen dos tipos principales de ERP:

  1. ERP estándar: Este tipo de ERP ya ha sido desarrollado por fabricantes reconocidos y es diseñado incorporando conocimientos amplios sobre las diversas áreas de negocio comunes en la mayoría de las empresas.
  1. ERP a medida: En contraste, un ERP a medida se construye específicamente para satisfacer las necesidades y particularidades de una empresa en particular. Este enfoque permite una mayor personalización y se ajusta de manera más precisa a los procesos y requerimientos únicos de la organización.

¿Cómo se Adquiere un ERP?

Actualmente, las empresas tienen dos opciones: alquilar el software o comprarlo. Cada una de estas opciones tiene sus propias ventajas y desventajas, que exploraremos en detalle para ayudarle a determinar cuál es la mejor opción para su empresa.

Software ERP Alquilado

El modelo de alquiler de un Software ERP, comúnmente conocido como ERP en la nube o SaaS (Software as a Service), es una modalidad en la que la empresa no compra el software directamente, sino que paga por su uso bajo un esquema de suscripción

En este modelo, el proveedor del ERP aloja el software en sus propios servidores y se encarga de su mantenimiento, actualización y seguridad. Las empresas usuarias acceden al software a través de internet, lo que elimina la necesidad de instalar y ejecutar la aplicación en sus propios sistemas informáticos.

Software ERP Comprado

El modelo de compra de un Software ERP, comúnmente referido como ERP On Premise, implica adquirir una licencia permanente del software y alojarlo en los servidores propios de la empresa. 

Esta opción le permite a la empresa tener un control total sobre el sistema, incluyendo su configuración, personalización y seguridad. Por lo tanto, también conlleva una serie de responsabilidades y gastos adicionales.

Principales desafíos de comprar un ERP

  • Gastos iniciales: Estos gastos iniciales incluyen no solo el costo de la licencia del software, sino también la inversión en infraestructura de hardware adecuada, como servidores y sistemas de respaldo.
  • Mantenimiento frecuente del sistema: Esto incluye no solo el mantenimiento físico de los servidores, sino también la gestión de actualizaciones de software, parches de seguridad y soporte técnico.
  • Personal calificado: El mantenimiento frecuente del sistema requiere de personal especializado, lo que puede representar un gasto continuo. Aunque el ERP comprado ofrece control y personalización, también implica un compromiso financiero y de recursos a largo plazo.
  • Costos de actualización: La compra de un ERP implica posibles gastos adicionales con el lanzamiento de nuevas versiones o actualizaciones, lo que representa un costo recurrente y un desafío financiero a largo plazo.
  • Responsabilidad de seguridad: Al comprar un ERP, la empresa asume la total responsabilidad de proteger el sistema contra amenazas cibernéticas y vulnerabilidades, lo que requiere inversiones continuas en medidas de seguridad.

Beneficios de alquilar un ERP

  • Menor inversión inicial: Optar por alquilar un ERP en lugar de comprarlo permite a las empresas beneficiarse de una inversión inicial significativamente menor. Este enfoque es especialmente ventajoso para pequeñas y medianas empresas, ya que elimina la necesidad de una gran desembolso inicial en hardware y licencias.
  • Ahorros en costos de servidores y personal: Al elegir un ERP alquilado, se evitan los costos de servidores y personal especializado para su gestión y mantenimiento, permitiendo a las empresas redirigir esos recursos a áreas clave para el crecimiento y la innovación de su negocio.
  • Altos estándares de seguridad: Los proveedores de ERP alquilados ofrecen avanzados protocolos de seguridad para asegurar la integridad y privacidad de los datos empresariales, lo que resulta crucial para la protección y confianza en la gestión de la información.
  • Inversión Reducida a Largo Plazo: Alquilar un ERP permite a las empresas reducir su inversión general, ya que solo pagan por los recursos y módulos que utilizan. Esto facilita un manejo más eficiente del presupuesto y se adapta a las necesidades cambiantes del negocio, optimizando los costos a lo largo del tiempo.
  • Actualizaciones y Mejoras Continuas: Al optar por un ERP alquilado, las empresas se benefician de actualizaciones regulares y mejoras en el software sin costos adicionales. Esto asegura que siempre tendrán acceso a la última tecnología y funcionalidades, manteniendo su sistema al día.
  • Acceso Remoto y Movilidad: Con un ERP alquilado, los empleados pueden acceder al sistema desde cualquier lugar, promoviendo la movilidad y la flexibilidad laboral. Esto es particularmente valioso para equipos distribuidos o para empresas que adoptan políticas de trabajo remoto.

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Ahora bien, la decisión entre alquilar o comprar un ERP depende de las prioridades de cada empresa. Por lo tanto, es importante que se tenga en cuenta lo siguiente:

¿Alquilar o Comprar un ERP? Consideraciones Clave

La decisión entre alquilar o comprar un ERP implica analizar cuidadosamente varios factores. Ambas opciones tienen sus propias ventajas y desventajas que desglosaremos a continuación: 

Costos

El alquiler de un ERP, implica costos iniciales bajos y pagos mensuales o anuales basados en el uso, esto puede ser beneficioso para empresas con un presupuesto limitado. La compra de un ERP requiere una inversión inicial considerable y conlleva costos asociados, como mantenimiento, actualizaciones y gestión de infraestructura.

Tiempo de Implementación

El tiempo de implementación suele ser más rápido en los ERP alquilados debido a la ausencia de necesidades de infraestructura y configuración compleja. En cambio, los ERP comprados, debido a la necesidad de instalación y personalización, pueden requerir un periodo de implementación más largo.

Flexibilidad

Los ERP alquilados suelen ofrecer mayor flexibilidad, permitiendo a las empresas escalar el uso del software según cambien sus necesidades. En contraste, los sistemas ERP comprados, una vez instalados, pueden requerir inversiones adicionales para escalar o actualizar.

Mantenimiento

En el modelo de alquiler, el proveedor del software se encarga del mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad. En el modelo de compra, la empresa es responsable de todas estas tareas, lo que puede requerir recursos adicionales.

Tamaño de la empresa

Para las pequeñas y medianas empresas, la flexibilidad y los bajos costos iniciales del ERP alquilado pueden ser particularmente atractivos. Las grandes empresas, por otro lado, pueden preferir la personalización y el control que ofrece un ERP comprado.

Infreastructura

Mientras el alquiler de ERP suele asociarse con soluciones en la nube, la compra generalmente requiere infraestructura propia, como servidores locales. Esto implica un mayor control y rapidez en la transmisión de datos, pero conlleva costos adicionales de instalación y mantenimiento.

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Gurusis: Expertos en Soluciones ERP Personalizadas

Somos una consultoría especializada en la creación de soluciones de software personalizadas, enfocándonos en empresas del sector de distribución y servicios

Nuestro ERP especializado, disponible en modalidad de alquiler, está diseñado para adaptarse y optimizar los procesos empresariales de nuestros clientes. Nos comprometemos a resolver una variedad de retos críticos, incluyendo:

  • Ineficiencias en la gestión administrativa.
  • Retos en el proceso de cobranza.
  • Complicaciones en el manejo de inventarios.
  • Complejidades en el cálculo de impuestos.
  • Desafíos en la identificación y mejora de márgenes de utilidad.

Colaboramos estrechamente con gerentes que guían el crecimiento de sus empresas, ofreciendo herramientas que no solo permiten un seguimiento efectivo de estas áreas, sino que también promueven su optimización continua

En Gurusis, entendemos que el éxito empresarial se basa en la capacidad de medir y mejorar constantemente los procesos de negocio.

Conclusión

Elegir el ERP correcto es vital para el crecimiento de su empresa. La versión de alquiler de un ERP ofrece ventajas clave, como menor inversión inicial y adaptabilidad a necesidades cambiantes, siendo una opción estratégica ideal para negocios en expansión.

Las empresas deben evaluar detenidamente sus objetivos y estrategias a largo plazo para decidir entre alquilar o comprar un ERP. Esta elección impacta directamente en la flexibilidad operativa y la gestión financiera, siendo clave para alinear la tecnología con el plan de crecimiento y las capacidades de inversión de la empresa

En Gurusis, entendemos lo importante que es tomar esta decisión, por eso nuestro equipo de expertos está listo para ayudarle a descubrir cómo un ERP puede beneficiar específicamente a su negocio, asegurando que tome la mejor decisión para impulsar su crecimiento y eficiencia.

Nuestra misión es ayudarlo a crecer. Si quiere seguir profundizando en temas que impulsen su negocio, lo invitamos a suscribirse a nuestro newsletter y a seguir aprendiendo de la mano de los expertos.

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